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Policy sulla privacy

Sommario

1. Disposizioni generali
2. Soggetti interessati e ambito di applicazione
3. Tipi e origine dei Dati personali trattati
4. Base giuridica e finalità del trattamento dei Dati personali. Periodo di conservazione dei dati
5. Incaricati e addetti al trattamento dei dati
6. Trattamento dei Dati personali nascosti (di navigazione del sito Web)
7. Metodo e luogo del trattamento, trasferimento di Dati personali
8. Diritti dei Soggetti interessati


1. Disposizioni generali

1.1 Introduzione. FlexLink Holding AB ("Azienda") con sede sociale in 415 50, Goteborg, partita IVA n. 556678-9797, è un'azienda del Coesia Group, un gruppo formato da aziende di soluzioni industriali di tipo innovativo, operanti a livello mondiale, ed è controllata direttamente dalla propria Azienda madre Coesia S.p.A. ("Coesia"). L'Azienda, nel rispetto dell'impegno di Coesia per la conformità internazionale alle leggi sulla protezione dei dati, è impegnata in questo senso nella protezione dei dati personali raccolti attraverso l'utilizzo del proprio sito Web www.flexlink.com ("sito Web"), secondo la normativa nazionale in vigore in materia di protezione dei dati personali ("Leggi nazionali sulla protezione dei dati") e il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE 2016/679 sulla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, che abroga la direttiva 95/46/CE ("GDPR"). La presente Policy sulla privacy illustra le modalità di trattamento delle informazioni e dei dati che permettono l'identificazione di singole persone ("Dati personali"), acquisiti dall'Azienda attraverso il proprio sito Web.

1.2 Responsabile del trattamento dei dati. L'Azienda effettua il trattamento dei Dati personali in qualità di Responsabile (o Corresponsabile) del trattamento dei dati, a seconda dei casi, così come definito nelle Leggi nazionali sulla protezione dei dati e nel GDPR. L'identità e i dettagli di contatto dell'Azienda sono specificati nel sito Web.

1.3 Rettifiche. Il Responsabile del trattamento dei dati si riserva il diritto di modificare e aggiornare la Policy sulla privacy a seguito di ulteriori disposizioni nuove o rivedute di qualsiasi cittadino e di leggi e normative dell'UE sulla protezione dei dati personali. La Policy sulla privacy sarà pubblicata sul sito Web e contrassegnata con numeri di identificazione progressivi insieme al mese di pubblicazione. Qualsiasi nuova versione della Policy sulla privacy sarà pubblicata sul sito Web in sostituzione della versione precedente e sarà valida e applicabile a partire dalla data di pubblicazione, salvo diversamente specificato.  

1.4 Norme applicabili. Il Responsabile del trattamento dei Dati effettua il trattamento dei Dati personali in conformità con: (i) disposizioni di Leggi nazionali sulla protezione dei dati, in vigore alla data della Policy sulla privacy; (ii) disposizioni del GDPR e, in particolare, con i principi enunciati nello stesso, quali, tra gli altri, liceità, correttezza e trasparenza, limitazione degli scopi, adeguatezza e riduzione al minimo dei dati, affidabilità, accuratezza e, prima di qualsiasi attività di trattamento, i principi della privacy per progettazione e privacy per impostazione predefinita; (iii) linee guida e decisioni emanate dalla competente autorità di vigilanza ("Autorità di vigilanza").

2. Soggetti interessati e ambito di applicazione

2.1 Soggetti interessati. Le attività di trattamento dell'Azienda riguardano (i) qualsiasi persona fisica che visiti il sito Web ("Visitatori"); (ii) qualsiasi persona fisica/ente con cui l'Azienda stabilisca relazioni, al momento della registrazione in vista di eventi organizzati dall'Azienda e/o dell'iscrizione per la ricezione di informazioni, materiali informativi, newsletter e altre comunicazioni ("Utenti"). Per gli scopi della presente Policy sulla privacy, i Visitatori e/o gli Utenti sono da intendersi come Soggetti interessati, così come definiti nelle Leggi nazionali sulla protezione dei dati e nel GDPR.

2.2 Ambito di applicazione. La Policy sulla privacy si applica ai Visitatori e/o agli Utenti, a condizione che l'Azienda, nella sua veste di Responsabile del trattamento dei dati, sia la sola responsabile del trattamento dei Dati personali, ricadenti nell'ambito dei propri poteri, obblighi e responsabilità. La Policy sulla privacy non sarà da ritenersi valida e applicabile per qualsiasi attività di trattamento svolta da terze parti, i cui siti Web risultino accessibili mediante il sito Web. 

3. Tipi e origine dei Dati personali trattati

3.1 Origine. L'Azienda effettua il trattamento:
a. nella veste di Responsabile del trattamento, dei Dati personali degli Utenti, come qui di seguito specificato, forniti dagli Utenti; 
b. nella veste di Responsabile del trattamento, dei Dati personali dei Visitatori, come qui di seguito specificato, così come qualsiasi dato connesso ai cookie, utilizzato attraverso il relativo sito Web, in conformità con la Policy sui cookie pubblicata sul sito Web.

3.2 Dati di identificazione. L'Azienda effettua il trattamento dei Dati personali dei Visitatori e degli Utenti, che consistono in Dati personali comuni; i dati sensibili e/o giudiziari (così come definiti nelle Leggi nazionali sulla protezione dei dati in vigore) e/o particolari categorie di dati personali, nonché i dati personali sanitari, così come definiti nel GDPR, sono espressamente esclusi dalle attività di trattamento da parte dell'Azienda, nell'ambito della presente Policy sulla privacy (tutti questi tipi di dati personali sono qui di seguito complessivamente denominati "Dati speciali"). I Dati personali forniti dai Visitatori e dagli Utenti possono includere:

a. Dati di navigazione, ad esempio indirizzi IP, nomi di dominio dei computer utilizzati dal Visitatore che si connette al sito Web, indirizzi URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo di query del server, le dimensioni dei file di risposta, il codice dello stato del server (corretto, con errore, ecc.), altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dei Visitatori; tali dati, tuttavia, saranno utilizzati solo per estrarre informazioni statistiche anonime sul sito Web e sulle sue funzionalità e saranno immediatamente cancellati al termine della rispettiva attività di trattamento;

b. Dati personali forniti volontariamente dagli Utenti, ad esempio nome e cognome (compreso nome e cognome del rappresentante legale dell'Azienda/datore di lavoro degli Utenti), numeri di codice fiscale e partita IVA, ubicazione/domicilio (anche a fini fiscali), dettagli di contatto (inclusi numeri di cellulare, numeri di fax e/o altri numeri di identificazione), indirizzi postali e di posta elettronica (compresi indirizzi della posta elettronica aziendale di dipendenti/collaboratori degli Utenti e, ove applicabile, indirizzi della posta elettronica certificata), codici di avviamento postale, coordinate bancarie e/o dati relativi a pagamenti, ecc.

3.3 Dati speciali. Le attività che possono essere svolte attraverso il sito Web non richiedono alcuna fornitura di Dati speciali, pertanto i Soggetti interessati sono invitati a non fornire e/o comunque a non rendere disponibili all'Azienda eventuali Dati speciali. A meno che non sia espressamente concordato per iscritto, i Dati speciali inavvertitamente forniti dai Soggetti interessati devono essere cancellati e/o rimossi o comunque resi anonimi dal Responsabile del trattamento dei dati.

4. Base giuridica e finalità del trattamento dei Dati personali. Periodo di conservazione dei dati

4.1 Base giuridica. La base giuridica per il trattamento dei Dati personali è: (i) il consenso dei Soggetti interessati; (ii) il legittimo interesse dell'Azienda, in particolare quando il trattamento dei Dati personali è necessario ai fini della prevenzione di frodi o nei casi in cui l'attività di trattamento dei dati viene svolta per adempiere alle formalità richieste dalla legge o per scopi di marketing diretto, per quanto in ottemperanza ai requisiti previsti dal GDRP.

4.2 Finalità. Il Responsabile del trattamento effettua il trattamento dei Dati personali per gli scopi di seguito indicati, come specificato nella tabella riportata di seguito, in cui è altresì evidenziato (a) se sia necessario (o meno) un esplicito consenso al trattamento dei Dati personali, nonché (b) il periodo di conservazione dei dati: 
  Finalità  Consenso  Conservazione dei dati 
A  Consentire all'Azienda di adempiere a tutte le formalità richieste dalla legge, comprese quelle di natura amministrativa e fiscale   Non richiesto  Fino alla scadenza del periodo di conservazione dei dati, come previsto dalla legge applicabile 
B  Migliorare il sito Web mediante l'analisi delle modalità di navigazione e/o di utilizzo del sito Web da parte di Visitatori e/o Utenti  Non richiesto   Non applicabile (dati aggregati o anonimi) 
C  Inviare comunicazioni e rispondere a query riguardanti le attività dell'Azienda    Richiesto  Per il periodo di tempo necessario alla risposta e comunque per esercitare i diritti dell'Azienda. 
D  Inviare newsletter di natura genericamente informativa, promozionale e pubblicitaria e/o altri materiali per scopi di comunicazioni di marketing, in relazione alle funzionalità del sito Web e alle attività di Coesia e dell'Azienda  Richiesto per newsletter, altri materiali per scopi di comunicazioni pubblicitarie o di e-marketing diretto (ad esempio: comunicazioni di marketing inviate tramite canali di comunicazione elettronica, quali e-mail, fax, messaggi SMS e MMS), questionari e sondaggi.  
Non richiesto per comunicazioni di marketing inviate ai clienti tramite posta e/o e-mail, in base alle leggi applicabili. 
Fino alla revoca del consenso o fino alla comunicazione di diniego 
 
E  Comunicare Dati personali a Coesia e ad aziende del Coesia Group, al fine di ricevere informazioni commerciali, newsletter e/o i materiali sopra descritti (di cui alle lettere C) e D))  Richiesto  Fino alla revoca del consenso 
F  Effettuare il trattamento dei Dati personali a fini di analisi statistiche  Non richiesto  Non applicabile (dati aggregati o anonimi) 

4.3 Conferimento facoltativo dei Dati personali. In base a quanto sopra specificato per i dati di navigazione, il conferimento dei Dati personali è completamente facoltativo e gratuito. Tuttavia, il mancato conferimento dei Dati personali può comportare la mancata fornitura delle comunicazioni e/o delle risposte e/o delle attività richieste.

4.4 Dichiarazione di consenso e revoca del consenso. In relazione ai fini specificati alle lettere C), D) ed E) della Tabella di cui sopra, i Soggetti interessati esprimono il proprio consenso alle attività di trattamento mediante l'inoltro di query o comunicazioni all'Azienda o tramite la selezione della casella appropriata, seguendo le procedure e le istruzioni fornite nel sito Web. I Soggetti interessati possono revocare il proprio consenso informando l'Azienda con qualsiasi mezzo e in qualsiasi forma, anche per telefono; tuttavia, con particolare riferimento ai fini specificati alla lettera D), al fine di facilitare l'adempimento di tutte le relative formalità, correlate alla richiesta in questione, compresa la cancellazione e la rimozione dell'indirizzo e-mail dalla mailing list, i Soggetti interessati sono invitati a seguire le istruzioni specificate in ogni newsletter. Se i Soggetti interessati revocano il proprio consenso in relazione alle finalità di cui alle lettere C), D) ed E) della Tabella di cui sopra, le attività di trattamento dell'Azienda in questione verranno interrotte.

5. Incaricati e addetti al trattamento dei dati

5.1 Responsabile e incaricati del trattamento dei dati. Come sopra specificato, l'Azienda effettua il trattamento dei Dati personali raccolti dai Visitatori e/o dagli Utenti attraverso il sito Web. Amministratori, azionisti e collaboratori indipendenti (indipendentemente dal rapporto contrattuale in questione) dell'Azienda possono effettuare il trattamento dei Dati personali in qualità di incaricati, in base alle Leggi nazionali sulla protezione dei dati e all'art. 29 del GDPR. Gli incaricati del trattamento dei dati sono debitamente formati e autorizzati a consentire l'accesso ai Dati personali in conformità alla Policy sulla privacy, nonché in base alle attività eseguite e agli incarichi svolti.

5.2 Corresponsabili e addetti al trattamento dei dati. Il Responsabile del trattamento dei dati può designare come addetti al trattamento enti/singoli soggetti interni ed esterni, inclusi, senza limitazioni, consulenti (legali e fiscali) e aziende terze (in particolare, fornitori di servizi generici e Internet, anche mediante l'utilizzo di piattaforme cloud). L'elenco completo di tutti gli addetti al trattamento dei dati può essere richiesto dai Soggetti interessati al Responsabile del trattamento, inviando un messaggio e-mail all'indirizzo e-mail del Responsabile del trattamento specificato nell'articolo 8.1. della Policy sulla privacy.

5.3 Limitazioni. Gli incaricati delle attività di trattamento e gli addetti al trattamento dei dati, ove nominati, devono essere appropriatamente formati e debitamente autorizzati a consentire l'accesso a e l'utilizzo dei Dati personali, in base a specifici obblighi e attività assegnati e in conformità alla Policy sulla privacy.

6. Trattamento dei Dati personali nascosti (di navigazione del sito Web)

6.1 Dati di navigazione. Il Responsabile del trattamento effettua il trattamento dei Dati personali nascosti, raccolti durante la navigazione, in conformità con la Policy sui cookie. 

6.2 Collegamenti. Il sito Web può contenere collegamenti ipertestuali ad altri siti Web non gestiti da o altrimenti associati all'Azienda. Il Responsabile del trattamento dei dati non esercita alcun tipo di accesso a o controllo di tali siti Web. Ai Soggetti interessati viene richiesto dal Responsabile del trattamento dei dati di leggere le policy sulla privacy di tali siti Web di terze parti, a cui i Soggetti interessati possono accedere dal sito Web, al fine di conoscere i metodi di raccolta e di trattamento dei Dati personali.

6.3 Dati di accesso alla newsletter. L'analisi dei Dati personali relativi all'apertura e alla consultazione della newsletter viene effettuata a fini di analisi statistiche, al fine di fornire all'Azienda informazioni sull'utilizzo della stessa, il che può risultare utile per modificarne i contenuti e i formati.

7. Metodo di trattamento, archiviazione dei Dati personali e misure di sicurezza

7.1 Metodi di trattamento. I Dati personali dei Soggetti interessati vengono trattati quasi esclusivamente attraverso procedure automatizzate, utilizzando sistemi informatici e software o, in un numero limitato di casi, attraverso mezzi manuali (ad esempio, cartacei), a condizione, tuttavia, che, in ogni caso, tali Dati personali vengano trattati adottando metodi che sono strettamente correlati alle finalità per le quali tali dati sono stati raccolti e comunque atti a garantirne la sicurezza, in conformità con il GDPR e le Leggi nazionali sulla protezione dei dati.

7.2 Luogo del trattamento automatizzato dei dati. Il trattamento dei Dati personali viene effettuato presso le sedi centrali del Responsabile del trattamento e/o, se nominati, degli addetti e/o dei corresponsabili del trattamento dei dati. I Dati personali vengono memorizzati presso le sedi centrali del Responsabile del trattamento dei dati dove sono presenti i server fisici e, in alcuni casi, su server di terze parti, che forniscono servizi cloud finalizzati all'archiviazione dei Dati personali.

7.3 Trasferimento dei Dati personali. I Dati personali, costituiti esclusivamente dall'indirizzo e-mail, possono essere trasferiti per finalità organizzative e/o commerciali solo a Coesia o ad altre aziende di Coesia, ubicate nell'UE o in Paesi terzi al di fuori dell'UE, a condizione, tuttavia, che, in quest'ultimo caso, il trasferimento dei Dati personali come sopra specificato sia subordinato alla valutazione, da parte del Responsabile del trattamento, della piena conformità alle disposizioni del GDPR e, in particolare, agli articoli 44 e 45 del medesimo Regolamento.

7.4 Luogo di trattamento manuale dei dati. Quando i Dati personali vengono raccolti in modalità offline (ad esempio, su carta), tutti i documenti in cui sono contenuti tali dati vengono memorizzati presso le sedi centrali del Responsabile del trattamento o degli addetti al trattamento dei dati e dei fornitori di servizi, ove nominati, e inseriti in appositi archivi. 

7.5 Periodo di archiviazione dei Dati personali. I Dati personali non verranno divulgati. I Dati personali potrebbero essere comunicati ad addetti al trattamento e/o fornitori di servizi esterni (ad esempio, fornitori di servizi cloud) o, in base alle limitazioni previste nell'art. 7.3 di cui sopra, a Coesia o ad aziende di Coesia.  

7.6 Divulgazione dei Dati personali. I Dati personali non verranno divulgati.

8. Diritti dei Soggetti interessati

8.1 Diritti. I Soggetti interessati, quando si tratta di singoli/persone fisiche, possono rivolgersi direttamente al Responsabile del trattamento o agli addetti al trattamento dei dati designati dallo stesso Responsabile del trattamento, al fine di far valere i propri diritti in base alle disposizioni delle Leggi nazionali sulla protezione dei dati e al GDPR (articoli 15 e successivi) e, in particolare, accedere ai propri Dati personali, ottenere l'aggiornamento e la rettifica o la cancellazione degli stessi, limitare il trattamento, opporsi per motivi legittimi al trattamento dei propri Dati personali (con gli effetti previsti dalla Policy sulla privacy), nonché ottenere la portabilità dei dati inviando un messaggio e-mail all'indirizzo e-mail privacy@flexlink.com oppure, con specifico riferimento alla newsletter, facendo clic sul pulsante di annullamento dell'iscrizione o seguendo le istruzioni pubblicate sul sito Web.

8.2 Reclamo. Nonostante quanto sopra riportato, in base agli articoli 13 e 15 del GDPR, i Soggetti interessati, quando si tratta di singoli/persone fisiche, possono presentare un reclamo all'Autorità di vigilanza competente, al fine di far valere i propri diritti, come sopra specificato. 

Versione: 1° aprile 2018